Bedrijfsborrel organiseren: checklist, hoeveelheden en kosten

Een goede bedrijfsborrel is geen toeval. De vrijdagmiddagborrel, of vrijmibo, is voor veel teams hét moment van de week: de laptop gaat dicht, er komt een glas op tafel en collega’s spreken elkaar eens over iets anders dan werk. Maar wie de borrel organiseert, loopt tegen dezelfde vragen aan. Hoeveel wijn en bier heb je nodig? Hoeveel kaas en nootjes? Wat kost het per persoon? En wie haalt het allemaal?

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een bedrijfsborrel opzet, met een checklist, vuistregels voor de hoeveelheden en een rekenvoorbeeld. Zit je kantoor in ‘t Gooi? Dan kun je de borrel ook door ons laten regelen: we bezorgen de pakketten zelf, gekoeld, op vrijdagmiddag. Eenmalig of elke maand. Direct aanvragen.

Inhoudsopgave

• Stap 1: bepaal wat voor borrel het wordt
• Stap 2: kies dag, tijd en plek
• Stap 3: hoeveel drank en hapjes heb je nodig?
• Stap 4: denk aan collega’s die niet drinken
• Stap 5: wat kost een bedrijfsborrel?
• Checklist voor je bedrijfsborrel
• Vrijdagmiddagborrel in ‘t Gooi: wij regelen hem
• Veelgestelde vragen

Stap 1: bepaal wat voor borrel het wordt

Begin met de vraag waarvoor de borrel is. Een vaste vrijmibo, elke week of elke maand, vraagt om iets anders dan een eenmalige borrel bij een jubileum, een nieuwe collega of het binnenhalen van een grote klant.

• Vaste borrel: houd het eenvoudig en herhaalbaar. Spreek een vaste vrijdag af, bijvoorbeeld de laatste van de maand, zodat niemand het hoeft te organiseren en iedereen het in de agenda heeft.
• Eenmalige borrel: hier mag het iets meer zijn. Een korte speech, een toost, of een wijn die net iets bijzonderder is dan normaal.

Bepaal ook wie er komen: alleen het eigen team, of ook partners, klanten of leveranciers. Dat bepaalt het aantal gasten en de toon.

Stap 2: kies dag, tijd en plek

De meeste bedrijfsborrels beginnen op vrijdag tussen 16:00 en 17:00 uur en duren anderhalf tot twee uur. Lang genoeg om bij te praten, kort genoeg om op tijd thuis te zijn.

Op kantoor is het het makkelijkst: niemand hoeft te reizen en je hebt geen zaalhuur. Zorg wel voor een plek waar mensen kunnen staan en zitten, een tafel voor de drank en de hapjes, en ruimte in de koelkast voor het bier, de witte wijn en de kaas tot de borrel begint. Leg ook vast wie na afloop opruimt; dat voorkomt dat het telkens op dezelfde collega neerkomt.

Stap 3: hoeveel drank en hapjes heb je nodig?

Dit is de vraag die we het vaakst krijgen. Gebruik deze vuistregels voor een borrel van anderhalf tot twee uur:

	Per persoon	Voor 20 collega’s
Wijn	2 tot 3 glazen per wijndrinker	4 tot 5 flessen
Bier	2 tot 3 flesjes per bierdrinker	een krat (24 flesjes) plus een paar extra
Water, fris en alcoholvrij	ruim, minimaal 2 glazen	6 tot 8 liter
Kaas (als borrelhap)	75 tot 100 gram	1,5 tot 2 kilo
Nootjes en chips	30 tot 50 gram	600 gram tot 1 kilo
Warme hapjes, zoals bitterballen	4 tot 6 stuks	80 tot 120 stuks

De kolom voor 20 collega’s gaat ervan uit dat ongeveer de helft wijn drinkt en de helft bier.

Wijn

Uit een fles van 75 cl schenk je ongeveer 6 glazen van 12,5 cl. Niet iedereen drinkt wijn, dus de bovengrens is meestal ruim genoeg. Zet liever een fles te veel koud dan dat de wijn halverwege op is; een ongeopende fles bewaar je gewoon voor de volgende keer. Een frisse witte wijn en een soepele rode wijn vallen bij de meeste collega’s in de smaak.

Bier

Op veel borrels is bier de grootste drinker. Kies naast een gewoon pils eventueel een speciaalbier, zoals een witbier of een blond, en zet ook alcoholvrij bier neer: dat wordt steeds vaker gedronken. Leg het bier minstens een paar uur van tevoren in de koelkast, of zet het in een bak met ijs en water; dan is het in een half uur koud.

Kaas

Kies drie of vier soorten met verschillende smaken: iets zachts, een geitenkaas, een stevige harde kaas en eventueel een blauwschimmel voor de liefhebbers. Leg er brood en iets fris bij, zoals druiven. Welke wijn bij welke kaas past, lees je in de beste wijn- en kaascombinaties. Haal de kaas een half uur voor de borrel uit de koelkast, dan komt de smaak beter tot zijn recht.

Nootjes, chips en warme hapjes

Nootjes en chips zijn het makkelijkst: verdeel ze over een paar bakjes op verschillende plekken, zodat niemand naar de tafel hoeft te lopen. Gezouten noten passen goed bij bier, ongezouten of geroosterde noten bij wijn en kaas. Houd wel rekening met collega’s met een notenallergie: zet de noten apart en zorg voor iets zonder noten, zoals chips of soepstengels. Warme hapjes, zoals bitterballen of kaassoufflés, maken een borrel compleet, maar vragen een oven of frituur en iemand die ze bakt. Op kantoor is dat vaak de reden om het bij koude hapjes te houden.

Stap 4: denk aan collega’s die niet drinken

Een goede borrel is er voor iedereen. Zet naast de wijn en het bier altijd water, fris en alcoholvrij bier neer, en vraag vooraf of er collega’s zijn met allergieën of dieetwensen, zoals vegetarisch of lactosevrij.

Schenk alcohol alleen aan collega’s van 18 jaar en ouder. Werken er stagiairs of bijbaners onder de 18, zorg dan dat er voor hen iets lekkers zonder alcohol klaarstaat. En spreek een duidelijke eindtijd af: dat houdt de borrel gezellig.

Stap 5: wat kost een bedrijfsborrel?

Wat een borrel kost, hangt vooral af van wat je schenkt en serveert, en van wie het haalt en klaarzet. Bier en fris liggen in elke supermarkt en zijn zo geregeld. Het verschil tussen een gewone en een goede borrel zit in de wijn en de kaas. Juist daar kost het zelf regelen een collega al snel een middag: langs de slijter en de kaasboer, en dan nog hopen dat de wijn bij de kaas past.

Dat deel regelen wij. In elk luxe borrelpakket zitten drie wijnen en drie ambachtelijke kazen die Thomas bij elkaar uitzoekt, met toastjes en noten; in ‘t Gooi brengen we er vers stokbrood bij. Uitpakken, op een plank leggen en klaar.

Eén pakket is bedoeld voor ongeveer 4 personen en kost €160 inclusief btw en bezorging, ongeveer €40 per persoon. Vanaf 10 pakketten krijg je staffelkorting:

Collega’s	Pakketten	Prijs incl. btw
8	2	€320
20	5	€800
40	10	€1.520 (5% staffelkorting)
100	25	€3.600 (10% staffelkorting)

De staffelkorting wordt bij het afrekenen automatisch verrekend. Bekijk de pakketten of vul het formulier onderaan dit artikel in voor een indicatie voor jouw aantal collega’s.

Checklist voor je bedrijfsborrel

• Doel en type borrel bepaald (vast of eenmalig)
• Datum en tijd in ieders agenda, met een duidelijke eindtijd
• Aantal gasten bekend, inclusief collega’s onder de 18
• Allergieën en dieetwensen opgevraagd
• Wijn, bier, water, fris en alcoholvrije drankjes besteld of gehaald
• Kaas, brood, nootjes en chips besteld of gehaald, en iets zonder noten
• Bier, wijn en kaas op tijd koud, kaas een half uur vooraf op tafel
• Flesopener en kurkentrekker bij de hand
• Glazen, borden, kaasmessen en servetten klaar
• Afgesproken wie opruimt

Vrijdagmiddagborrel in ‘t Gooi: wij regelen hem

Geen zin om elke maand zelf boodschappen te doen? Voor bedrijven in ‘t Gooi regelen we de borrel compleet. Thomas Bras, onze wijn- en kaasspecialist, stelt elke box op maat samen: rood, wit of mix, afgestemd op je team, met wijnen en kazen die hij zelf uitkiest en die bij elkaar passen.

• Zelf bezorgd op vrijdagmiddag. In Hilversum, Bussum, Naarden, Huizen, Laren, Blaricum en omgeving brengen we de pakketten zelf, gekoeld, op het tijdstip dat we samen afspreken. Bij bezorging controleren we de leeftijd: de ontvanger moet 18 jaar of ouder zijn.
• Eenmalig of elke maand. Kies je voor een maandelijkse borrel, dan krijgt je team elke maand een andere box, zonder dat iemand er nog naar om hoeft te kijken.
• Buiten ‘t Gooi? Dan bezorgt onze bezorgpartner Trunkrs het pakket binnen 3 dagen, gekoeld verpakt met koelelementen. Een bezorgdatum kies je zelf bij het bestellen.

Wil je liever direct bestellen? Kies je pakketten op onze pakkettenpagina. Wil je dat wij het regelen, eenmalig of elke maand? Vul dan het formulier hieronder in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een bedrijfsborrel?

Reken voor een borrel van anderhalf tot twee uur op 2 tot 3 glazen per wijndrinker. Uit een fles van 75 cl schenk je ongeveer 6 glazen. Drinken alle 20 collega’s wijn, dan heb je 7 tot 10 flessen nodig; drinkt de helft bier, dan 4 tot 5.

Hoeveel bier heb je nodig voor een borrel?

Reken op 2 tot 3 flesjes per bierdrinker. Voor 10 bierdrinkers is een krat van 24 flesjes, met een paar extra, meestal genoeg. Zet ook alcoholvrij bier koud.

Hoeveel kaas reken je per persoon?

Als borrelhap is 75 tot 100 gram per persoon genoeg, met daarnaast 30 tot 50 gram nootjes en chips. Is de borrel ook het avondeten, reken dan op meer.

Kunnen jullie de borrel elke maand bezorgen?

Ja. Voor bedrijven in ‘t Gooi bezorgen we de borrel op een vaste vrijdagmiddag, eenmalig of elke maand, met elke maand een andere box. Vraag het aan via het formulier.

Bezorgen jullie ook buiten ‘t Gooi?

Ja, in heel Nederland, via onze bezorgpartner Trunkrs: binnen 3 dagen, gekoeld verpakt met koelelementen. In ‘t Gooi en omgeving brengen we de pakketten zelf, elke dag van de week; voor een vrijdagmiddagborrel op het tijdstip dat we samen afspreken.

Hoe ver van tevoren moet ik bestellen?

In de webshop kies je een bezorgdatum vanaf drie dagen na je bestelling. Via het formulier spreken we de vrijdag met je af. Gaat het om meer dan 20 pakketten, laat het ons dan minimaal een week van tevoren weten.